15 простых подсказок, которые сэкономят время и нервы при работе на удаленке.
Пандемия и режим самоизоляции привели в Zoom большое количество людей и компаний, которые до марта 2020 года и не слышали об этой программе. Теперь мы проводим там совещания, мозговые штурмы, семинары, конференции и даже вечеринки.
И тут начались проблемы, так как многие люди не только не потрудились освоить технические аспекты работы в Zoom, но и не задумываются об этикете и принципах эффективной совместной удаленной работы, чем сильно осложняют жизнь своим коллегам.
Какие же правила этикета в Zoom надо соблюдать и какие простые действия помогут сделать это общение более эффективным:
1. Все участники беседы овладели минимальным набором технических знаний для работы в Zoom, а те кому эти знания не даются, имеют под рукой, прямо на месте во время конференции технического помощника, который не поленился эти знания освоить и тут же помогает решать вопросы и устранять затыки.
2. Все общаемся с включенной камерой. Если у четверых камера работает а у пятого черный квадратик вместо лица, это невежливо и это раздражает.
3. Все приходят на встречу вовремя, потому что нет ничего хуже, чем ждать всемером одного, потому что потом все равно придётся ему пересказывать, что обсудили без него.
4. Четко планируем длительность встречи и придерживаемся ее. У всех свои планы и превращать тридцатиминутную планерку в полуторачасовые посиделки совершенно неправильно.
5. Есть человек, который отвечает за то, чтобы всем напомнить о том, что тогда-то и во столько-то состоится эта конференция. Скорее всего это тот, кто является организатором. Он же отправляет всем ссылки и напоминалки.
6. Проверяем работу микрофона и камеры до эфира, чтобы не отрывать время других участников – они не должны ждать пока вы разберетесь, почему именно вам не слышно, когда всем слышно.
7. Все выходят из зоны с хорошим быстрым интернетом, чтобы не было зависаний и пропаданий. Это экономит время остальных. И нервы тоже.
8. Если на встрече больше трех участников рекомендуется выключать микрофоны, когда вы не говорите. Это избавит участников от посторонних шумов, неожиданного плача ребенка или лая собаки и прочих неожиданных вмешательств окружающей среды.
9. Все участники используют внешние микрофоны, а не встроенный микрофон ноутбука. Слушать квакающие звуки и постоянно напрягать слух, чтобы разобрать речь другого участника – то еще удовольствие. Микрофон от проводных или беспроводных наушников прекрасно подойдет. Не говоря уже про выносной микрофон для подкастов и т.п., если таковой у вас имеется.
10. Никто не занимается параллельно другими делами – это неуважение к участникам. Потом вы отвлечетесь, потеряете нить разговора, начнете переспрашивать, кто-то будет вам пересказывать и в этот момент отвлекутся еще несколько участников, так как они все это уже слышали. И так по кругу.
11. Не говорим все одновременно. Выбираем модератора и он дает всем слово по очереди или по поднятой руке.
12. Модератор следит за соблюдением регламента, не дает болтунам растекаться мыслею по древу и уводить дискуссию в оффтоп.
13. Все участники заранее ознакомились с документами, если таковые надо было изучить к встрече и не делают это во время разговора.
14. Соответственно эти документы всем были заранее высланы, а также отправлена напоминалка, чтобы их прочитать.
15. Организатор или специально назначенный человек ведет протокол встречи и после ее окончания рассылает его всем участникам.