Порой вы чувствуете, что ваши письма уходят в черную дыру, а не на почтовый ящик? Давайте сразу к делу: начать надо с заключения.
«Неопределенность является противоположностью полезного. Чем яснее цель, тем точнее вы по ней бьете» — пишет Джеффри Джеймс, автор книги «Бизнес ради продаж: сила слова и стратегии от лучших экспертов».
Поэтому, прежде чем позволить рукам коснуться клавиатуры, спросите себя, зачем вы это делаете? И то, что пришло в голову, запишите. Вы хотите получить инвестиции? Так зачем нужно предисловие в виде «мы молодая, быстро развивающаяся компания»?
НЕПРАВИЛЬНО:
«Мы молодая, быстро развивающаяся компания, которая выходит на рынок стоматологических услуг и нуждается в финансовой поддержке. У нас есть детальный бизнес-план и смета, которые прошли отборочный тур на конкурсе грантов. Наша целевая аудитория – дети, которые боятся зубных врачей….и т.д.
Компании необходимо финансирование, и мы просим вас выступить в качестве инвестора».
ПРАВИЛЬНО:
«Мы просим вас выступить в качестве инвестора.
(И дальше уже про то, какие мы хорошие)».
Ваш вывод, который пойдет в начало письма, это решение, которого вы ожидаете от получателя. Хотите инвестиций – просите инвестиций.
ЧТО ПИСАТЬ ДАЛЬШЕ?
Как только вы узнали, что же вы хотите от этого письма, можно продолжать писать. В этом вам может помочь компания Pixar, которая в своих правилах составления историй, упомянула: как только в голове появляется сногсшибательная идея, вы можете смело приниматься за ее исправление. То есть, идеального потока сознания все равно не выйдет, особенно если письмо очень волнительно-важное. Вот несколько ступенек к написанию, которые могут облегчить вам этот процесс:
1.Начните с написания того, что вы хотите сказать (как раз, поток мысли), а не мучайтесь над каждой строчкой по полчаса;
2.Смиритесь с тем, что первые несколько строчек — полнейшая фигня;
3.Порадуйтесь вашей решимости написать что-то хорошо;
4.Разбейте текст на небольшие аргументы:
НЕПРАВИЛЬНО:
«Мы молодая, быстро развивающаяся компания, которая выходит на рынок стоматологических услуг и нуждается в финансовой поддержке. У нас есть детальный бизнес-план и смета, которые прошли отборочный тур на конкурсе грантов. Наша целевая аудитория – дети, которые боятся зубных врачей….и т.д.
Компании необходимо финансирование, и мы просим вас выступить в качестве инвестора».
ПРАВИЛЬНО:
«Мы просим вас выступить в качестве инвестора для нашей стоматологической клиники «Открывайпоширерот».
Она – идеальный объект для инвестиций, потому что:
— имеет детальный бизнес-план и смету;
— ориентирована на определенную целевую аудиторию;
— быстро развивается;
— и т.д.»
5. Каждый аргумент поддержите доказательствами
Например:
«- Ориентирована на определенную целевую аудиторию. Клиника рассчитана на детей, которые боятся походов к зубным врачам (дошкольники и ученики начальных, средних классов). Для того, чтобы победить боязнь врачей, мы смешали больницу с парком развлечений. И т.д.»
6. Завершите письмо еще одним призывом к действию
НЕПРАВИЛЬНО:
«Поддержка этого проекта будет принята с благодарностью».
ПРАВИЛЬНО:
«Если вы окажете нам финансовую поддержку, мы сразу начнем ремонт арендуемого помещения. Пожалуйста, задавайте вопросы и высказывайте пожелания».
7. Подумайте о теме письма
Придерживайтесь выгоды получателя в строке темы. Напишите ее в последнюю очередь, имея перед собой полную картину письма.
Выгода зависит от специфики деятельности получателя.
НЕПРАВИЛЬНО:
«Требуются инвестиции на проект стоматологической клиники»
ПРАВИЛЬНО:
«Как вы можете научить детей не бояться врачей»
И напоследок: не делайте письмо очень длинным. Скорее всего, вы пишите очень занятому человеку. И уважение к его свободному времени пойдет вам на руку.