При ведении бизнеса один из факторов успеха – точно рассчитанные объемы закупок продукции, необходимой для обеспечения бесперебойного функционирования производства, торгового предприятия или предприятия обслуживания. Для сервисного сектора важны объемы закупок материалов, используемых в ходе работы, промышленный сектор закупает сырье для производства, а торговые предприятия — товары, которые затем реализуются через торговые точки.
Товары и материалы, используемые в своей деятельности компаниями, составляют основу их активов. Следовательно, чем значительнее объемы закупок, чем больше товаров и материалов у компании, тем больше активов. С одной стороны, это плюс: компания, имеющая много активов, конкурентоспособна, и ее рейтинг довольно высок. С другой стороны, слишком большие объемы закупок ведут к ситуации, когда реальные деньги выводятся из оборота, и существуют в замороженном состоянии в виде товарных запасов, лежащих на складе. А если это товары, которые не удалось реализовать в течение года или двух, ситуация принимает угрожающий для финансовой ликвидности предприятия характер. Поэтому очень важно правильно рассчитывать объемы закупок товаров, чтобы иметь возможность обеспечить нормальную работу предприятия и не создавать товарных излишков.
Большие объемы закупок выгодны – они позволяют делать заказы реже, избавляют от лишней бумажной волокиты, экономят время и расходы на транспортировку, а также обычно сопровождаются большими скидками от поставщиков или производителей. Но не стоит покупать товар крупными партиями только из-за выгодности условий сделки: переизбыток товара часто становится причиной краха торговых предприятий разного уровня.
Для того чтобы узнать точно, сколько необходимо товара, и принять решение относительно объема закупки, нужно анализировать показатели финансового состояния предприятия и его жизнеспособность. Также всегда нужно иметь в виду расходы на содержание излишков товара на складах. Правильно рассчитать объемы закупок очень сложно. Например, если магазин только что открылся, спрос на его товары может быть достаточно высоким, и в случае, если объемы закупок небольшие, товаров будет не хватать. Это негативно скажется на репутации магазина: пустые полки оттолкнут от магазина клиентов. Однако чаще первые месяцы существования предприятия представляют собой время проверки и корректировки планов продаж, анализа спроса, цен, ассортимента, и закупки в этот период делаются небольшими партиями.