Общение в социальных сетях, с помощью программ-месенджеров и электронной почты в последние несколько лет стало настолько популярным, что еще немного и полноценное живое общение станет редким и неудобным явлением. Шучу конечно, однако и в шутке есть доля правды — популярность общения в интернете диктует необходимость знания ряда правил и законов, которые помогут сделать его более удобным и эффективным. Сегодня мы поговорим об электронной почте.
Электронная почта
Я считаю электронную почту самым понятным средством общения в сети. Разумеется, поговорить по телефону или скайпу гораздо удобнее чем писать письма, однако электрописьмо обладает целям рядом незаменимых свойств:
- Письменная речь приучает к последовательности и правильности изложения. Научиться писать красиво легче, чем научиться красиво говорить.
- Разговор или отдельные его части легко забыть и трудно вспомнить, а письмо всегда можно открыть и прочитать.
- Читая письмо, собеседник не сможет перебить или сбить вас — оно донесет всю информацию без искажений.
- В отличие от разговора по телефону, электронное письмо в любой момент можно привести в качестве доказательства (впрочем, достаточно условного).
Но для того чтобы общение посредством электронной почты было максимально приятным и эффективным, нужно знать и соблюдать некоторые правила:
Прежде всего, посмотрите на логин своей электронной почты. Выглядит ли он солидным или запоминающимся? Почту вида misterxxx@ можно смело оставить для общения с друзьями. Негласным стандартом в деловой электронной переписке является использование имени и фамилии в качестве логина. ivan.petrov@ или, к примеру, моя почта, aslanov@ дают явное представление с кем ведется разговор. Если фамилия слишком сложная для того чтобы латинизировать (например, Хисамутдинов), можно использовать имя в качестве логина, но в таком случае доменом должен выступать корпоративный сайт. Например, timur@supersales.ru.
Запомните простое правило: корпоративная почта предназначена для деловой переписки, а персональная, почта на бесплатном домене — для личной и частной. В любой иностранной компании, письмо от «потенциального партнера», отправленное, к примеру, с gmail-почты, будет проигнорированно. Бесплатную почту может зарегистрировать кто угодно и писать с нее что угодно. Почту на домене @supersales может иметь только тот, кто непосредственно связан с проектом. Не зря, кстати, все те же иностранные компании так пекутся о чистоте своих «почтовых рядов». Корпоративная почта уволенного сотрудника блокируется еще до того как он успевает выйти с вещами из офиса — история знает немало громких скандалов с бывшими сотрудниками, «забывшими» сдать свою почту.
Исходя из вышеизложенного, можно осознать простое правило — почта для деловой переписки должна быть своя, на своем домене (тем более что сделать ее можно за пять минут и пару сотен рублей). Такая почта прибавляет немало очков к имиджу и позволяет доказать что вы — это вы.
 |
|
Обратите внимание на футер. Футер — подпись, которую почтовый клиент или сервис автоматически проставляет под каждым вашим письмом. Футер отбивается от тела письма двумя (это важно) пробелами и двумя дефисами — так называемый «американский футер». В футере должна содержаться следующая информация: ваши имя и фамилия, компания, которую вы представляете (и должность в ней), а так же минимум один доступный способ связи с вами (обычно это телефон или скайп, почту ваш адресат уже знает). В качестве бонуса можете добавить ссылку на сайт. Больше ничего в футере быть не должно — никаких двадцати номеров телефонов, слоганов, фотографии и ссылок на социальные сети! Я лично знаю человека, футер которого начитывает 14 строчек, при этом я редко получаю от него письмо длинее двух строк.
- Всегда заполняйте тему письма. На тему есть только одна строчка, однако это не значит что ее можно экономить или использовать по максимуму. Постарайтесь ужать суть своего письма до одного предложения в пять-шесть слов. Например, «Срочный вопрос по проекту «Альянс» или «Проблема с отгрузкой товара». Для того чтобы облегчить адресату понимания сути вопроса или проблемы, можете начинать письмо с указания компании или отдела. К примеру, так: «Компания «Витязь» — «Срочный вопрос по проекту «Альянс» или «Отдел продаж — проблема с разгрузкой товара». Если у вашего адресата ежедневно в почте оказывается множество писем, то прежде всего он начнет читать те, темы которых кажутся ему понятными и важными (то есть ваши). Такие письма не пропадают при пересылке и не путаются с другими сообщениями в длительном обсуждении.
- Научитесь обращаться с нехитрой версткой электронного письма. К примеру, ксли вам нужно ответить на письмо, содержащее несколько вопросов, то в таком случае следует использовать цитирование. Об этом можно прочитать в инструкции к почтовому сервису или книжке по теме . Изучайте возможности структурирования писем по папкам и присваивания им ярлыков.
-
- Для деловой переписки время ответа варьируется от двух часов до суток. Не стоит отвечать на письма сразу после того, как оно приходят — это будет похоже на то, что вы только и ждете новых сообщений в почтовом клиенте. Более суток также не стоит ждать, письмо может потерять актуальность, а вы — крупицу доверия. Обязательно твечайте на все личные письма (если, конечно, вы не Стив Джобс).
- Структурируйте письма: нумеруйте вопросы и задачи, выделяйте буллитами важные мысли. На одну мысль выделяйте одно-два предложения.
- Никогда не выясняйте отношения и не предъявляйте претензий в электронной переписке — для этого есть личные разговоры и телефон. Оставьте электропочту для конструктивного общения.
- Учитесь переписке, выделяйте интересные особенности из общения с теми, с кем вам приятно вести диалог, читайте книги, блоги и статьи.
Вот только малая часть советов по правильному общению посредством электронной почты. В следующий раз я расскажу о том как вести диалог в мессенджерах (и нужно ли это делать вообще), ну а пока я буду рад вашим комментариям и дополнениям.