Отчет продаж — удобный и эффективный инструмент, с помощью которого можно получить информацию о состоянии рынка, об общей динамике продаж, осуществленных компанией, их объеме, отклонениях от плана продаж, о клиентах и конкурентах, эффективности маркетинговой политики компании. Отчет продаж дает возможность оценить, верные ли были выбраны рекламные площадки и стратегии, проконтролировать деятельность службы продаж компании в целом и отдельных сотрудников такой службы в частности.
Отчет продаж позволяет анализировать причины уменьшения объемов продаж. Это может произойти по причинам снижения покупательской способности, снижения качества товара, появления на рынке конкурентов или нового продукта с улучшенными потребительскими характеристиками, изменения покупательского спроса. В зависимости от причины компания либо снижает отпускные цены, либо усиливает контроль за качеством товара, проводит диверсификацию или изменение маркетинговой политики и т.д. Отчет продаж дает возможность в любой момент узнать, сколько товаров имеется у компании, проанализировать причины уменьшения или увеличения товарных остатков, отследить эффективность каждого товара (что продается быстрее, приносит больше прибыли, за что расплачиваются в первую очередь). Также с помощью отчета продаж легко оценить клиентов компании, их покупательскую способность, выявить наличие задолженностей, принять соответствующие меры.
Имея информацию такого объема, можно осуществлять планирование производства и продаж: действовать в направлении освоения выпуска новых товаров и расширения производства, если предполагается рост объема продаж, или принимать ряд экстренных мер при снижении спроса.
Отчет продаж может быть нескольких видов. Наиболее общим считается отчет отдела продаж компании, в котором аккумулируются основные данные по продажам за конкретный период. Персональный отчет продаж менеджера по сбыту позволяет определить эффективность его работы и проанализировать личные показатели. Отчет продаж может быть составлен по товарным категориям. Из такого отчета можно узнать, реализация каких товаров приносит компании прибыль, а от каких товаров стоит отказаться. На основе анализа этого отчета продаж вносятся изменения в ценовую политику, оптимизируется ассортимент и объемы закупок товара. Для торговых сетей особую важность представляет отчет продаж по торговым точкам, входящим в сеть. На основании полученных отчетов оценивается рентабельность магазинов, филиалов, торговых площадок, вносятся корректировки в их работу. Также весьма информативен отчет продаж по рекламным площадкам: он позволяет узнать стоимость привлечения одного клиента на каждой из рекламных площадок, и внести изменения в рекламную и маркетинговую политику компании.