Переговоры представляют собой сложный, занимающий определенное время процесс. И, как всякий процесс, переговоры имеют свои этапы. Обычно выделяют следующие этапы переговоров: начальный этап, дискуссионный этап и заключительный этап. Но это слишком общая схема. Если рассматривать процесс переговоров более подробно, то можно выделить такие этапы переговоров, как подготовка к переговорам (планирование), установление контакта между сторонами, определение позиций сторон и «правил игры», непосредственно переговоры (торг, уступки), завершение переговоров (подписание итоговых документов) и анализ проведенных переговоров. Этапы переговоров не имеют ярко выраженных границ и рамок, так как плавно переходят один в другой. Однако все этапы переговоров имеют свои конкретные задачи. В случае, когда у сторон нет разногласий, этапы переговоров занимают минимальное время, и переговорщики довольно скоро переходят к сотрудничеству. В ситуациях, когда интересы сторон расходятся кардинально, этапы переговоров растягиваются во времени.
На первом, подготовительном этапе, происходит сбор информации, которая касается проведения переговоров, формулирование основных целей, которые должны быть достигнуты в ходе переговоров, и вопросов, требующих разрешения, а также формирование команды специалистов-переговорщиков. На этом же этапе выбирается место ведения переговоров, прорабатываются процедурные вопросы. От того, насколько хорошо проведена подготовка, зависит, насколько успешными будут остальные этапы переговоров. На этапе установления контакта между сторонами улаживаются отдельные вопросы по регламенту ведения переговоров и тонкостям процедуры, заслушиваются официальные позиции сторон. Далее стороны оценивают позиции друг друга, приводят контраргументы, выдвигают свои предложения и защищают свои позиции. На этом этапе идет поиск решения, которое устроило бы всех участников переговоров. Этот этап наиболее напряженный и сложный. Когда стороны приходят к определенному взаимопониманию и компромиссу, наступает этап завершения переговоров, на котором подписываются договоры и соглашения, итоговые документы. На этапе анализа переговоров необходимо выяснить, как прошли переговоры, что послужило причиной их срыва, провала или удачного завершения, какие ошибки были совершены в ходе их подготовки и проведения, то есть проанализировать все этапы переговоров и сделать определенные выводы, которые будут полезны на следующих переговорах.